第5回｜AIを動かす魔法の言葉「プロンプト」の基本｜思考整理・業務効率化に効くテンプレ20選【ChatGPT・Gemini・NotebookLM対応】

Table of Contents

🧠 まずは言葉の意味を整理しよう

AIを使いこなすための第一歩は、「プロンプト」という言葉の理解から。
専門用語が多く感じるかもしれませんが、以下の表を見ればスッキリ整理できます👇

用語	かんたんな説明
プロンプト	AIに「してほしいこと」を伝える指示文のこと。例：「上司に送る報告メールを200文字で、箇条書きで作って」
出力形式	AIに「どんな形で答えてほしいか」を伝える指定。例：「表で」「箇条書きで」「見出しつきで」など。
テンプレート	毎回使えるひな形（型）。同じ業務を繰り返す時に便利。
マークダウン※1	「#」「-」
RAG（ラグ）※2	NotebookLMなどのように、自分の資料を読み込んで答えるAIの仕組み。正確性が高い。

※1：マークダウン＝文書を見やすく整理する軽い記法。
※2：RAG＝Retrieval-Augmented Generation（検索＋生成）。AIが手元資料を基に回答を作る仕組み。

💻 どこに入力するの？（初心者でも迷わないAIの使い方）

💬 ChatGPTの場合

画面下の入力欄にプロンプト（指示文）を入力（「Shift」＋「Enter」で改行）
「Enter」で送信
結果がイマイチなら「もう少し短く」「箇条書きで」「表にして」と追い指示

💬 Gemini（Google AI）

ChatGPTと同様にチャット欄に入力。
要約・比較・アイデア出しが得意。
「3つ挙げて」「表にして」など、数や形式を具体的に指定すると精度が上がります。

💬 NotebookLM（Google提供）

自分のPDF・Google Docs・URLをアップロード
チャット欄で「この資料を200字で要約して」と入力（「Shift」＋「Enter」で改行）
出力された要点をChatGPTに貼り付けて文章化するのもOK

💬 Canva（デザインAI）

Magic Design：スライドやポスターを自動生成
Magic Write：キャッチコピー・文章を自動生成
Text to Image：挿絵やアイキャッチ画像を生成

📘 コツ：「伝えたいメッセージ」を先に決めてからCanvaに入力する。
→ “デザインの型”をAIが提案してくれます。

🔒 セキュリティ補足（とても重要）

AIツールを使うときは、機密情報・個人情報・社外秘資料を入力しないのが原則です。

ChatGPTやGeminiの無料版では、入力内容が品質向上のために利用される場合があります。
企業・自治体などで扱うデータは、社外秘を含まない情報だけにしましょう。
有料版（ChatGPT Team／Enterprise、Google Workspace）では、学習利用を制限できます。

✅ ポイント：AIを「共有できる範囲の情報」で使う。
✅ 詳しくは：OpenAIデータ利用ポリシー

🧩 「プロンプト」の基本構造（これだけ覚えればOK）

AIへの指示文は、この5要素を意識すれば安定して良い結果が出ます。
これはOpenAI公式「Prompt Engineering Best Practices（2024）」にも通じる考え方です。

要素	内容	例文
目的	何を達成したいか	「上司に送る報告メールを作りたい」
役割	AIにどんな立場で答えてほしいか	「あなたはプロのビジネスライターです」
出力形式	どんな形で答えるか	「表で」「箇条書きで」「PREP法※3で」
制約	ルールや条件	「200文字以内」「専門用語を使わない」
背景	どんな状況・相手・目的なのか	「相手は取引先。関係は良好」

📋 コピペ用テンプレート

あなたは【役割】です。  
目的：【何を達成したいか】  
背景：【どんな相手・状況か】  
出力形式：【表／箇条書き／PREPなど】  
制約：【文字数・語調・禁止語など】  
不明点があれば、最初に3つ以内で質問してから出力してください。

※3 PREP法＝「結論→理由→具体例→結論」で構成する書き方。
論理的で読みやすく、AIが出力する文章も整いやすくなります。

🚀 業務効率化に効くプロンプトテンプレート20選

AIを“検索ツール”ではなく“思考の相棒”に変える、実用テンプレ集です。
カテゴリごとにまとめています👇

🔹 1. コミュニケーション（メール・議事録）

謝罪メール：「〇〇様へ、□□の件についてお詫びします。原因△△、今後の対策□□。誠実で丁寧なトーンで。」
依頼メール：「〇〇様へ、△△の依頼を□□日までにお願いするメールを作って。背景も一文添えて。」
催促メール：「〇〇様へ、△△の進捗確認を丁寧に聞くメール。『お忙しいところ恐縮ですが』を必ず入れて。」
日程調整：「〇〇様へ、会議候補日3つを提示するメール。所要1時間。」
議事録作成：「以下のメモをもとに、決定事項／ToDo／次回アジェンダに分けて議事録を整理して。」

🔹 2. 情報収集・分析

市場動向：「△△業界の最新動向を3つにまとめてください。」
競合比較：「A社とB社を機能・価格・強み・弱みで表にして。」
要約：「以下の記事を500字以内で要約し、重要ポイント3つを箇条書きにして。」
データ分析：「以下のデータから読み取れる傾向と改善策を3つ挙げて。」

🔹 3. 資料・コンテンツ作成

企画書の骨子：「新プロジェクト△△の目次案を。目的・ターゲット・KPIを含めて。」
プレゼン構成：「△△テーマで15分プレゼンの構成案をスライドごとに作成。」
プレスリリース：「□□製品の発表リリースを作成。特長3点・価格・発売日を明記。」
ブログ構成：「△△テーマのブログ構成案。タイトル案を3つ提案して。」
SNS投稿：「〇〇サービスを紹介するX投稿を3パターン提案。」

🔹 4. アイデア出し・問題解決

ブレスト：「□□の課題をコストゼロで解決するアイデアを10個出して。」
SWOT分析：「自社の強み・弱み・機会・脅威を整理。」
反論想定：「この提案に対する反論と改善策を5つ挙げて。」
タスク分解：「□□プロジェクトを実行するためのタスクをWBS形式で。」

🔹 5. 自己啓発・その他

学習計画：「Pythonを3か月で学ぶ週ごとのスケジュールを作って。」
1on1アジェンダ：「部下との1on1で使える質問項目を10個挙げて。」

🏆 特に効果が高い「業務改善テンプレ10選」

テンプレ	効果
議事録作成	会議後15分→5分に短縮。行動につながる議事録が完成。
依頼メール	背景を明確にして伝達ミスを防止。
要約	情報過多時代の時短スキル。3行で本質を掴む。
企画書骨子	構成をAIに任せて人は精査に集中。
プレゼン構成	“たたき台”を自動生成、準備時間を半減。
競合比較	表形式で整理。立ち位置を明確に。
ブレスト	アイデア出しの壁打ち相手に最適。
タスク分解	プロジェクトの全体像を一目で可視化。
反論想定	提案書の説得力UP。
催促メール	人間関係を守りながら心理的負担を軽減。

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🌈 次回（シリーズ最終回）

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AIと共に生きる時代に、
「AIが得意なこと」と「自分が得意なこと」を分けて、
“自分らしい働き方”を見つけるヒントをお届けします。

参考・出典

※開示：本記事にはプロモーションが含まれます。著者はAmazonアソシエイト・プログラム参加者です。

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