こんにちは、
「びじたまアカデミー」学長のびじたまです。
前回は、
仕事や勉強の質とスピードを高める
PDCAサイクルについてお話ししました。
目的・目標・手段を明確にして、
Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）
を回し続けることで、
自分の成長を加速させる方法をお伝えしました。
今回はその実践編として、
「やることが多すぎて何から手をつければいいか分からない…」
という悩みを解消する
タスク管理術をご紹介します。
PDCAサイクルを効果的に回すために
欠かせないスキルです。
なぜタスク管理が重要なのか？
社会人になると、
学生時代とは比べ物にならないほど
「同時並行で進めるべきタスク」が増えます。
- 上司からの指示
- お客様への対応
- 資料作成
- 会議の準備
- メールの返信
- プライベートの用事
これらすべてを
「頭の中だけで管理しよう」とすると、
必ず限界がきます。
結果として、
「重要なことを忘れる」
「締切に間に合わない」
「やるべきことに追われて疲弊する」
という状況に陥ってしまいます。
タスク管理ができれば、
毎日の行動がスッキリ整理され、
「今日は何をすべきか」が明確になります。
タスク管理の基本：
「すべて書き出す」
まず最初にやるべきことは、
頭の中にあるタスクをすべて書き出すことです。
頭の中で「あれもこれもやらなきゃ…」と
考え続けていると、
脳のエネルギーが消耗し、
肝心の作業に集中できません。
書き出す際のポイント
１．大小関係なく、思いつくままに
「資料作成」のような大きなタスクから
「○○さんにメール返信」のような小さなタスクまで、
すべて書き出します。
２．期限や重要度は後で考える
最初は分類せず、
とにかく「やるべきこと」を
頭から外に出すことが大切です。
３．プライベートも含める
仕事だけでなく、
「病院の予約を取る」
「友人の誕生日プレゼントを買う」
といったプライベートのことも含めましょう。
「重要度」と「緊急度」で分類する
すべて書き出したら、
「重要度」と「緊急度」の2軸で分類します。
これは、
スティーブン・R・コヴィー氏が提唱した
「時間管理のマトリックス」として知られる方法です。
※「【効率的な仕事のやり方編】新社会人・大学生のためのタイムマネジメント入門」
『タイムマネジメントを始めるための3つのポイント』
～「重要」と「緊急」で優先順位をつける～でも説明
〇4つの領域
第1領域：重要度高×緊急度高
今すぐやらなければならない重要なこと
例）明日締切の重要な資料作成、緊急のクレーム対応
第2領域：重要度高×緊急度低
重要だが急がないこと（最も大切な領域）
例）スキルアップのための勉強、健康管理、人間関係の構築
第3領域：重要度低×緊急度高
急いでいるが重要ではないこと
例）他人からの頼まれごと、不要な会議への参加
第4領域：重要度低×緊急度低
重要でも急ぎでもないこと
例）SNSの閲覧、テレビをなんとなく見る
〇各領域への対処法
第1領域：集中して取り組む
第2領域：積極的に時間を作る（最優先）
第3領域：可能であれば断る・委任する
第4領域：やめる・時間を制限する
PDCAと組み合わせた実践方法
タスク管理は、
前回お伝えしたPDCAサイクルと
組み合わせることで
効果が倍増します。
〇Plan（計画）段階での活用
- すべてのタスクを書き出す
- 重要度・緊急度で分類する
- 第2領域のタスクを優先的にスケジュールに組み込む
- 1日の始まりに「今日やるべきこと」を3つ以内に絞る
〇Do（実行）段階での活用
- 決めた順番通りに取り組む
- 完了したタスクにチェックを入れる
- 予想より時間がかかった場合は記録しておく
〇Check（評価）段階での活用
- 1日の終わりに振り返る
- 「できたこと」「できなかったこと」を確認
- 時間の見積もりが適切だったかチェック
〇Action（改善）段階での活用
- 翌日の計画を調整
- タスクの見積もり時間を修正
- 第3・第4領域のタスクを減らす工夫を検討
具体的なツールとテクニック
①「1-3-5ルール」
1日に行うタスクを
「重要なこと1つ、中程度のこと3つ、小さなこと5つ」
に制限するルールです。
あまりに多くのタスクを詰め込まず、
現実的な量に抑えることで
達成感を得やすくなります。
②「2分ルール」
「2分以内でできることは、すぐにやる」
というルールです。
短時間で済むタスクを
後回しにすると、
かえって時間と労力がかかります。
例）
メールの返信、
書類の整理、
簡単な質問への回答など
③「時間ボックス法」
特定の時間枠を決めて、
その時間内でタスクを完了させる方法です。
例）
「10時〜11時は資料作成」
「14時〜14時30分はメール処理」
時間の制約があることで
集中力が高まり、
だらだらと作業することを防げます。
大学生・新社会人向けの実践例
大学生の場合
〇目的：
勉強と就職活動を両立させて、希望する会社に内定をもらう
〇よくある「やることリスト」：
- 今度のテストの勉強
- 来週締切のレポート
- 就職活動（会社を調べる、履歴書を書く、面接の練習）
- サークルの活動
- アルバイト
- 友達との約束
〇4つの領域に分けてみよう：
第1領域（今すぐやらなきゃ！）：
- 明日締切のレポート
- 明後日の面接準備
- 今日中に返事しなきゃいけないメール
第2領域（大切だけど急がない）：
- 毎日の予習・復習
- 興味のある会社について調べる
- 面接でよく聞かれる質問への回答を準備
- TOEICの勉強
- 健康管理（運動、十分な睡眠）
第3領域（急いでるけど、そんなに大切じゃない）：
- 友達から頼まれた手伝い
- なんとなく参加している飲み会
- 「とりあえず」で受けている企業説明会
第4領域（別にやらなくてもいい）：
- YouTubeをだらだら見る
- SNSを何時間もチェック
- ゲームを夜中までやる
〇実際のスケジュール例（月曜日の場合）
朝（8:00-12:00）
- 授業に集中（第2領域）
- 授業の合間に友達からのLINE返信（第3領域→2分で済ませる）
昼（12:00-18:00）
- 昼食後、明日締切のレポート作成（第1領域）
- 終わったら、来週の面接に向けて企業研究（第2領域）
夜（18:00-22:00）
- アルバイト
- 帰宅後、軽く明日の授業の予習（第2領域）
- 早めに就寝して体調管理（第2領域）
新社会人の場合
〇目的：
職場の先輩や上司から「頼りになる人」と思われるようになる
〇よくある「やることリスト」：
- 上司から頼まれた資料作り
- お客様からの電話対応
- 会議の準備
- 新人研修の宿題
- 日報の作成
- 先輩への相談
〇4つの領域に分けてみよう：
第1領域（今すぐやらなきゃ！）：
- お客様からのクレーム対応
- 今日中に提出する資料の完成
- 明日のプレゼンの準備
第2領域（大切だけど急がない）：
- 仕事に関する勉強（資格取得など）
- 先輩とのコミュニケーション
- 業界の最新情報をチェック
- 体調管理（十分な睡眠、適度な運動）
- 将来のキャリアについて考える
第3領域（急いでるけど、そんなに大切じゃない）：
- 他の部署から突然頼まれた雑用
- 「とりあえず参加して」と言われた会議
- 緊急性を装った、実は急がない依頼
第4領域（別にやらなくてもいい）：
- 仕事中にスマホをチェック
- 同僚との長すぎる世間話
- 必要以上に完璧を求めすぎる作業
実際のスケジュール例（〇曜日の場合）
朝（9:00-12:00）
- メールチェック→緊急のものだけ返信（第1領域）
- 上司から頼まれた資料作成（第1領域）
- 同僚からの相談→「お疲れ様です」程度で切り上げ（第4領域は最小限に）
昼（12:00-18:00）
- お客様対応（第1領域）
- 午後の会議準備（第2領域）
- 先輩から仕事のコツを教えてもらう（第2領域）
夕方（18:00-19:00）
- 今日の振り返りと明日の準備（第2領域）
- 残業せずに帰宅→体調管理のため（第2領域）
もっと具体的な「1日の始め方」
大学生向け：朝の5分間習慣
起きたらすぐやること：
- 「今日やらなきゃいけないこと」を3つだけ紙に書く
- その中で「一番大切なこと」に◎をつける
- 「◎をつけたこと」を午前中に終わらせる
例：
- ◎ 英語のレポート2ページ書く（第1領域）
- ○ 明日の授業の予習30分（第2領域）
- ○ 就活サイトで2社調べる（第2領域）
新社会人向け：出社前の3分間準備
電車の中でやること：
- 今日の予定をスマホでチェック
- 「絶対にやらなきゃいけないこと」を1つ決める
- 「余裕があったらやりたいこと」を2つ決める
例：
- 絶対：お客様への提案書完成（第1領域）
- 余裕があったら①：来月のプロジェクトについて調べる（第2領域）
- 余裕があったら②：先輩に相談したいことをまとめる（第2領域）
「できた！」を実感するコツ
①小さく始める
❌ 悪い例：「毎日5時間勉強する！」
⭕ 良い例：「毎日30分だけ集中して勉強する」
②完了したらチェックを入れる
紙に書いたタスクに✓を入れたり、
スマホアプリで「完了」ボタンを押したり。
「やり切った感」を大切にしましょう。
③1日の終わりに振り返る
今日できたことを3つ思い出して、
「今日もお疲れ様！」
と自分を褒めてあげる。
完璧じゃなくても大丈夫。
少しずつ上手になっていけばOKです！
今日のミニワーク
今日から実践できる簡単なワークです。
ステップ1：頭の中にあるタスクをすべて書き出す（5分）
紙やスマホのメモ帳に、
思いつくままにタスクを書き出してください。
ステップ2：重要度・緊急度で分類する（5分）
書き出したタスクを4つの領域に分けてください。
ステップ3：明日やる「重要なこと」を1つ決める（2分）
第2領域から1つ選んで、
明日必ず取り組むことを決めてください。
まとめ：タスク管理はスキルではなく習慣
タスク管理は、
一朝一夕で身につくものではありません。
しかし、
毎日少しずつ実践することで、
確実にあなたの仕事や勉強の質が向上します。
特に、
前回お伝えしたPDCAサイクルと組み合わせることで、
「計画的に行動し、継続的に改善する力」
が身につきます。
これは社会人として、
そして一人の人間として、
一生役立つ財産になるはずです。
「やることが多すぎる…」
という状況は、
実は「成長のチャンス」
でもあります。
今回ご紹介したタスク管理術を使って、
そのチャンスを最大限に活かしてください。
次回は、
「コミュニケーション力を高める実践方法」について、
より具体的なテクニックをお届けします。
お楽しみに！
【特典情報】タスク管理をさらに極めたい方へ
今回ご紹介したタスク管理術は基本中の基本。
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